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¿Cómo reclamar una factura?

Una factura impagada es aquella que no se ha abonado dentro del plazo que se determinó en el momento de la facturación. Cuando entregamos una factura y hemos determinado junto al deudor que su pago no será inmediato, sino que se efectuará transcurrido un tiempo determinado, lo mejor es tomar una precaución muy sencilla.

Basta con incluir una fecha, un periodo de tiempo acordado, para que el deudor sea consciente del plazo que tiene y, sobre todo, que no puede superar, para abonar el importe del producto o servicio que se le ha proporcionado.

Así, si se ha acordado el cobro a 30 días, incluir siempre dicha fecha tope hará que un día después de la misma ya podamos considerar que una factura está impagada.

    • 30 días: este es el plazo estándar en la mayoría de las transacciones comerciales.

    • 60 días: algunos sectores, como la construcción o las administraciones públicas, suelen usar este plazo extendido. Por ley, este es el plazo máximo para abonar las facturas.

    • Pago inmediato o a la recepción: en transacciones donde el riesgo de impago es alto, puede requerirse el pago al momento de la entrega del producto o servicio.

El plazo debería estar reflejado en la propia factura.

Los tiempos son una de las claves a la hora de reclamar una factura impagada. Hacerlo demasiado pronto puede ser percibido como agresivo, mientras que esperar demasiado tiempo puede reducir la efectividad de la reclamación.

Si el cliente tiene detrás un historial de impagos, el seguimiento debería ser más exhaustivo.

Sin embargo, el cauce habitual suele seguir estos pasos:

    • Enviar un recordatorio: tras la fecha de vencimiento envía un recordatorio amable e informal recordando el impago de la factura.

    • Enviar un segundo recordatorio: si no obtienes respuesta, envía un recordatorio más formal unos días después.

    • Notifica un aviso de impago: si no obtienes respuesta y persiste el impago, notifica al cliente sobre las acciones que emprenderás.

Recuperar una factura impagada implica seguir una serie de pasos estructurados para que aumenten las posibilidades de éxito:

Envía un recordatorio formal por escrito

Si las comunicaciones anteriores no han dado resultado, envía un aviso formal por escrito que incluya:

    • Referencia a la factura impagada.

    • Mención de las comunicaciones previas.

    • Advertencia sobre acciones futuras en caso de continuar el impago.

En algunos casos, el cliente retomará la comunicación y mostrará interés en abonar la factura, pero mediante un plan de pagos.

Negociar un plan de pagos a medida suele ser lo mejor para ambas partes, ya que permite la recuperación gradual del dinero sin comprometer la relación comercial con el cliente y sin invertir más tiempo en el proceso de reclamación.

Si todos los pasos anteriores han fallado y tu paciencia se ha agotado, no te quedará más remedio que optar por la alternativa judicial. Para ello podrás iniciar un proceso que se conoce como procedimiento monitorio que tiene tres características:

    • Si el importe no supera los 2.000 euros, no necesitarás un abogado.

    • Es rápido, tu cliente tendrá un plazo de 20 días para pagar.

    • De primeras no intervendrá el juez, simplificando el proceso.

Es una vía ideal para autónomos y pymes que necesitan reclamar el pago de pequeñas facturas.

    • Reunir las pruebas documentales. Tendrás que aportar la propia factura, el presupuesto aceptado o un contrato. También puedes adjuntar emails y otras pruebas que ayuden a completar el proceso.

    • Realizar la petición en el juzgado de primera instancia. Esta petición se debe hacer en el juzgado que corresponda con el domicilio del deudor.

Llegados a este punto, la mayoría de las facturas se suelen cobrar por la vía amistosa. Es decir, se suelen abonar dentro de los 20 días que da el juzgado.

En este caso, se supone que acepta las condiciones y el pago de la deuda.

Si no abona la factura podría solicitarse el embargo de sus bienes.

¿Y si no reconoce la deuda?

Este sería el supuesto más complejo y delicado, ya que supondría iniciar un juicio con todo lo que eso supone en cuanto a plazos y gastos.

Primero, tendrás que declarar el IVA de la factura impagada. Es decir, aunque el cliente no te haya pagado, esta obligación fiscal se mantiene. Deberás incluirla en el trimestre correspondiente.

Podrás recuperar el IVA de esta factura impagada cumpliendo los siguientes requisitos:

    1. Que hayan pasado al menos seis meses desde la emisión de la factura impagada.

    2. Que hayas reclamado por vía judicial (procedimiento monitorio).

    3. Que hayas registrado la factura en tu contabilidad.

Si cumples lo anterior, puedes seguir estos pasos para recuperar el IVA:

    • Emitir una factura rectificativa.

    • Enviar la factura rectificativa a Hacienda en el plazo de un mes.

Por último, tendrás que declarar la factura rectificativa en el trimestre correspondiente.