Guía completa
Llevar la contabilidad correctamente es clave para evitar sanciones y gestionar tu negocio con éxito. Hoy te explicamos cómo hacerlo paso a paso.
¿Para qué sirve la contabilidad de un autónomo?
La contabilidad de un autónomo permite conocer la salud financiera de un negocio y tomar decisiones acertadas. Sirve para:
• Tomar decisiones. Conocer ingresos, gastos y beneficios reales para fijar precios, invertir o recortar costes.
• Cumplir con la normativa legal. Presentar correctamente los impuestos (IRPF e IVA) ante la Agencia Tributaria conforme a la Ley General Tributaria (Ley 58/2003).
• Prevenir sanciones. Justificar todas las operaciones y deducciones frente a una inspección.
¿Quiénes están obligados a llevar la contabilidad?
Todos los autónomos, excepto quienes tributan por módulos, están obligados a llevar la contabilidad, según la Ley 58/2003, General Tributaria y la Orden HAC/773/2019. En el caso de los autónomos que tributan por módulos se recomienda conservar facturas y justificantes.
¿Qué libros contables son obligatorios según el régimen fiscal?
Los libros contables constituyen un registro formal en el que se deja constancia de todas las operaciones económicas y financieras que guardan relación con la actividad que el autónomo realiza.
Dependiendo de tu régimen tendrás que llevar distintos libros:
1. Autónomos en estimación directa (normal o simplificada)
• Libro de ingresos: tendrás que registrar todos los ingresos de tu actividad, con fecha, número de factura, concepto, importe y forma de pago.
• Libro de gastos: deberás registrar los gastos relacionados con la actividad para justificar deducciones fiscales.
• Libro de bienes de inversión: esto es para activos duraderos (maquinaria, vehículos, equipos informáticos). Incluye fecha, proveedor, importe, vida útil y método de amortización.
• Libro de facturas emitidas: conforman el IVA devengado de la liquidación de IVA
• Libro de facturas recibidas: : conforman el IVA deducible de la liquidación de IVA
2. Autónomos en estimación objetiva (módulos)
Los autónomos en módulos no están obligados a llevar libros formales, pero sí deben conservar facturas de ingresos y gastos.
¿Qué tipo de gastos son deducibles para autónomos?
Un gasto es deducible si cumple la triple condición legal:
• Afectación exclusiva a la actividad: Debe estar directamente relacionado con tu actividad económica (principio de correlación de ingresos y gastos).
• Justificación documental: Debes tener la factura completa (no tickets simplificados, salvo excepciones) con tus datos fiscales (NIF).
• Registro contable: Debe estar correctamente registrado en el Libro de Gastos y, si lleva IVA, en el Libro de Facturas Recibidas.
Ejemplos de gastos deducibles:
• Suministros de oficina (agua, luz, gas, internet).
• Material de oficina y consumibles.
• Alquiler de despacho o coworking.
• Formación relacionada con la actividad profesional.
• Seguros profesionales y cuotas de la Seguridad Social.
• Gastos de colegiación profesional
¿Qué pasa si un autónomo no lleva correctamente la contabilidad? Estas son las sanciones
No llevar la contabilidad al día puede acarrear multas importantes y problemas con Hacienda. Las sanciones dependen de la gravedad de la infracción:
• Infracción leve: errores no intencionados o datos mal introducidos en los modelos fiscales. Puede suponer una multa de hasta 50% de lo no declarado.
• Infracción grave: omisión deliberada de información contable o fiscal. La multa puede ser de entre el 50% y el 100% de lo que no se pagó.
Infracción muy grave: fraude evidente o manipulación de la contabilidad. La multa puede ascender hasta el 150% del importe defraudado.