Una pregunta muy habitual entre autónomos y pequeños empresarios es qué libros contables deben llevar obligatoriamente. La respuesta depende del tipo de negocio —si se trata de una persona física o de una sociedad— y también del régimen fiscal en el que tribute. El problema aparece cuando muchos negocios se dan cuenta de sus obligaciones demasiado tarde: al recibir un requerimiento de Hacienda o al tener que depositar cuentas anuales sin llevar la contabilidad correctamente actualizada.

En esta guía explicamos de forma sencilla qué libros corresponden en cada caso, cómo conviene organizarlos y cuáles son los plazos que deben respetarse para su legalización.

Los libros contables son registros formales en los que se anotan todas las operaciones económicas y financieras relacionadas con una actividad profesional o empresarial. En ellos se recogen ingresos, gastos, activos, pasivos y demás movimientos relevantes del negocio.

Su finalidad es permitir que autónomos y empresas lleven una contabilidad ordenada, con la que puedan seguir la evolución de sus operaciones administrativas y mercantiles de forma cronológica.

Para que cumplan correctamente su función, estos registros deben elaborarse de manera sistemática y organizada. Así se ofrece una imagen clara, completa y detallada de las transacciones realizadas durante un periodo determinado.

La mayoría de los autónomos tributan en estimación directa simplificada. En este régimen, las obligaciones contables son menos intensas que las de una sociedad, pero eso no significa que no existan. Los libros que deben llevarse son los siguientes:

Libro de ingresos. En este libro se registran, por orden cronológico, todas las facturas emitidas. Debe constar la fecha de emisión, el número de factura, los datos del cliente, el concepto, la base imponible y el IVA repercutido. Cada operación tiene que estar respaldada por su factura.

Libro de gastos. Recoge todas las facturas recibidas y los gastos deducibles relacionados con la actividad. Puede incluir suministros, alquileres, cuotas profesionales, seguros, formación y cualquier otro gasto que cumpla los requisitos para ser deducible. En este punto, una buena gestión contable puede resultar clave para el autónomo, porque detectar correctamente los gastos deducibles permitidos puede suponer un ahorro importante en el IRPF.

Libro de bienes de inversión. Sirve para registrar el inmovilizado afecto a la actividad, como ordenadores, mobiliario, vehículos, herramientas u otros elementos similares. Debe incluir su valor de adquisición, la fecha de alta, la amortización anual aplicada y el valor neto contable.

Libro de provisiones de fondos y suplidos. Solo resulta obligatorio para aquellos profesionales que reciben anticipos de sus clientes para atender gastos por cuenta de estos, como ocurre con abogados, procuradores o agentes inmobiliarios. Si no gestionas suplidos, no tendrás que llevar este libro.

Si tu facturación supera los 600.000 euros anuales o has renunciado de forma voluntaria al régimen simplificado, tributarás en estimación directa normal. En ese supuesto, las obligaciones contables se equiparan a las de una sociedad. Deberás llevar:

• Libro diario.
• Libro mayor, que aunque no sea obligatorio de forma expresa, resulta imprescindible en la práctica para controlar la contabilidad.
• Libro de inventarios y cuentas anuales.

Además, la contabilidad debe ajustarse al Plan General Contable o al Plan General Contable para pymes, siempre que se cumplan los requisitos para aplicar este último.

Todas las sociedades mercantiles tienen la obligación de llevar una contabilidad completa conforme al Código de Comercio. Los libros principales son estos:

Libro diario. Refleja de forma cronológica todas las operaciones económicas de la empresa. Cada asiento recoge el cargo y el abono de las cuentas afectadas, siguiendo los criterios del Plan General Contable.

Libro de inventarios y cuentas anuales. Incluye el balance de comprobación de sumas y saldos, que debe elaborarse al menos trimestralmente, el inventario de cierre y las cuentas anuales completas: balance, cuenta de pérdidas y ganancias, memoria y, cuando proceda, el estado de cambios en el patrimonio neto y el estado de flujos de efectivo.

Libros societarios. Junto a los libros contables, las sociedades deben llevar el libro de actas, el libro registro de socios en las sociedades limitadas, el libro registro de acciones en las sociedades anónimas y el libro registro de contratos del socio único cuando sea aplicable.

Los libros contables obligatorios deben legalizarse en el Registro Mercantil dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio. En las sociedades cuyo ejercicio termina el 31 de diciembre, el plazo finaliza el 30 de abril del año siguiente.

Desde 2015, la legalización se realiza de forma telemática mediante la plataforma del Registro Mercantil. El procedimiento exige generar los ficheros en el formato estándar, firmarlos electrónicamente y enviarlos por vía online.

Los autónomos que tributan en estimación directa simplificada no están obligados a legalizar sus libros en el Registro Mercantil. Aun así, deben conservarlos durante al menos cuatro años, que es el plazo general de prescripción fiscal, y tenerlos preparados por si Hacienda los solicita en una comprobación o inspección.

El Código de Comercio fija un plazo de conservación de seis años desde el último asiento realizado. Por su parte, el plazo de prescripción fiscal es de cuatro años. Por prudencia, lo recomendable es conservar libros y justificantes durante al menos seis años, de forma que queden cubiertos ambos plazos.

La normativa tributaria distingue entre infracciones leves, graves y muy graves según la entidad de la irregularidad detectada. Cuando Hacienda aprecia una infracción, la sanción suele consistir en el importe correspondiente más un porcentaje que puede ir del 50 % al 150 %, en función de la calificación que se atribuya al incumplimiento.

• Las infracciones leves, por ejemplo cuando la base de la sanción es inferior a 3.000 euros o no existe ocultación, suelen sancionarse con el 50 % de la cantidad dejada de ingresar.
• Las infracciones graves, como el uso de facturas falsas o la existencia de anomalías sustanciales en la contabilidad, pueden sancionarse con porcentajes de entre el 50 % y el 100 % de la cuota defraudada.
• Las infracciones muy graves, relacionadas con la utilización de medios fraudulentos, pueden conllevar multas de entre el 100 % y el 150 %.

Además, un retraso en la contabilización superior a cuatro meses puede implicar una multa fija de 300 euros. Los errores formales en facturas también pueden generar sanciones de hasta 300 euros por documento.