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Si eres empresario, tienes una sociedad y te dedicas a la gestión empresarial, sabrás que el año fiscal no termina el último día del calendario. El verdadero cierre se materializa con el depósito de las cuentas anuales en el Registro Mercantil. Este proceso es una importante obligación legal que hace pública la salud financiera de la empresa. ¿Cuáles son las cuentas anuales? ¿Cómo funciona la
presentación ante el Registro Mercantil?

Las cuentas anuales son mucho más que simples documentos contables; se trata de la radiografía financiera de una empresa al cierre de cada ejercicio económico.  Revelan el estado financiero y patrimonial de la compañía a la vez que proporcionan información esencial sobre su capacidad de generar recursos durante el período analizado.

Las empresas deben elaborarlas al cierre del ejercicio económico con el objetivo de reflejar su situación financiera y los resultados obtenidos durante el periodo. Estas cuentas incluyen el balance de situación, la cuenta de pérdidas y ganancias, el estado de cambios en el patrimonio neto, el estado de flujos de efectivo y la memoria.

• Balance de situación: este documento muestra la realidad financiera de la empresa en un momento determinado, en el caso de las cuentas anuales es a fecha de cierre de ejercicio, detallando activo, pasivo y patrimonio neto. El activo se clasifica en corriente (largo plazo) y no corriente (corto plazo), lo mismo que el pasivo, proporcionando así una visión nítida de los recursos

• Cuenta de pérdidas y ganancias: refleja los ingresos, gastos y el resultado del ejercicio que puede resultar en beneficio o pérdida. Este estado muestra cómo se ha generado el resultado operativo, financiero y extraordinario. Ofrece una perspectiva del rendimiento operativo de la empresa.

• Estado de cambios en el patrimonio neto: detalla las variaciones en el patrimonio neto de la empresa a lo largo del ejercicio económico y el precedente, incluyendo aumentos y reducciones de capital, aumento o disminución de reservas, aportaciones de socios, distribución de dividendos,…, y el resultado del ejercicio.

• Estado de flujos de efectivo: esencial para entender la evolución de la tesorería durante el ejercicio actual. Se divide en actividades de operación, inversión y financiación. Proporciona una visión clara de la capacidad de la empresa para generar liquidez.

• Memoria: complementa y profundiza la información presentada en los documentos contables anteriores. Incluye detalles sobre las políticas contables de la empresa, los criterios de valoración aplicados y los desgloses adicionales de ciertas partidas. También puede incluir información sobre el contexto económico y los riesgos que ha tenido la empresa durante el periodo.

Las cuentas anuales  son fundamentales para cumplir con las obligaciones legales y fiscales de visibilidad y transparencia en los negocios. Al depositarse en el Registro Mercantil pasan a estar disponibles para cualquier persona que desee consultarlas.

De esta forma, quedan a disposición de cualquier empresa o persona que vaya a relacionarse con nuestra empresa y quiera antes conocer el estado de nuestra salud financiera.

Por ejemplo, un inversor interesado en reforzar la compañía, un banco al que solicitemos un préstamo, un proveedor o partner con el que vayamos a firmar una alianza estratégica o incluso un gran cliente que quiera verificar si somos una empresa en la que puede confiar.

Todas las sociedades mercantiles, incluyendo las sociedades limitadas (S.L.), anónimas (S.A.) y comanditarias por acciones (S. Com. por A.), están obligadas a depositar sus cuentas anuales en el Registro Mercantil de la provincia donde tengan su domicilio social.

Esta obligación también se aplica a las empresas extranjeras que operen en España.

Antes de depositar las cuentas anuales, la empresa debe cerrar su ejercicio contable, que habitualmente finaliza el 31 de diciembre de cada año.  Después, se deben preparar los documentos que componen las cuentas anuales: el balance de situación, la cuenta de pérdidas y ganancias, el estado de cambios en el patrimonio neto, el estado de flujos de efectivo y la memoria.

Las cuentas anuales deben ser aprobadas por la Junta General de Accionistas de la empresa. Este paso es imprescindible. Sin su aprobación, las cuentas no podrán ser depositadas. 

La ley estipula que la junta debe reunirse dentro de los seis meses siguientes al cierre del ejercicio para aprobar las cuentas. Es decir, se pueden aprobar hasta final de junio de cada año.

Una vez aprobadas, se necesita una certificación de las cuentas anuales que incluya un acuerdo de la Junta General.  Esta certificación debe estar firmada por el administrador o administradores de la sociedad. Lo normal es firmarlo en la misma junta.

Para el depósito, también es necesario cumplimentar el formulario oficial del Registro Mercantil que varía según el tipo de sociedad y acompaña a las cuentas anuales e incluye datos adicionales sobre la empresa y su administración.

El depósito de las cuentas debe realizarse de forma electrónica a través de los medios que el Registro Mercantil tiene establecidos.  Es obligatorio que el depósito se realice de forma telemática, utilizando para ello el certificado digital de la empresa o del representante legal.

Por último, si el Registro Mercantil encuentra errores o inconsistencias en la documentación presentada, notificará a la empresa para que subsane estos fallos en un plazo determinado.

Estas son las fechas clave si es el caso de una sociedad que finaliza ejercicio el 31 de diciembre:

• Hasta el 31 de marzo: formulación de las cuentas anuales.
• Hasta el 30 de abril: legalización de los libros contables.
• Hasta el 30 de junio: presentación de las cuentas anuales a la Junta General para su aprobación.
• Hasta el 30 de julio: depósito de las cuentas anuales en el Registro Mercantil, un mes después de la aprobación por parte de la Asamblea General.

La documentación requerida incluye:

• Las cuentas anuales.

• Certificado del acuerdo de la Junta General.

• El informe de gestión y de auditoría (cuando sea aplicable).

• Declaración de información no financiera: si se cumplen ciertos requisitos, existe la obligación de presentar una declaración adicional que incluye aspectos medioambientales, sociales y de gestión del personal. Esto suele limitarse a las grandes empresas.

Declaración de identificación del titular o titulares reales.