La presente Política del Sistema Interno de Información, en adelante “el Sistema” o “SII”, tiene como finalidad establecer el compromiso de Contabilidad y Gestión del Norte S.L., con marca comercial b-kaind y por tanto se identificará en adelante como b-kaind, para con el cumplimiento de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción – en adelante Ley 2/2023 –, así como establecer los principios que rigen el compromiso de nuestra sociedad y los principios fundamentales de la regulación del SII para que todas las partes interesadas puedan informar sobre posibles conductas irregulares o actos contrarios a la Ley.
Esta política se aplica a todas las partes interesadas de b-kaind, siendo, con carácter interno, todos los trabajadores, colaboradores, socios y administradores de la sociedad y, con carácter externo, cualquier persona que haya tenido algún tipo de vínculo o relación con b-kaind, incluidos los familiares de las personas trabajadoras de la entidad.
La presente Política se rige por los siguientes principios:
Los líderes de la organización deben de reconocer el Sistema Interno de Información como algo que va más allá de un conjunto de elementos interrelacionados. Deben garantizar una correcta implementación y consecución de los objetivos, asumiendo el rol de imponer y conseguir que el Sistema Interno de Información funcione con éxito y a fomentar una adecuada cultura de cumplimiento en la sociedad.
El Responsable del Sistema será el responsable del funcionamiento y gestión del Sistema Interno de Información, que incluye, entre otras, las siguientes acciones:
B-kaind ha establecido una vía de sistema de comunicación de información con el objetivo de fomentar el cumplimiento y cumplir con las exigencias de la Ley 2/2023, de protección al informante.
Este canal de información posibilita a los trabajadores de la organización, así como a proveedores, clientes, colaboradores y otras partes interesadas, la comunicación de hechos o conductas que puedan revestir el carácter de ilícito, así como la comunicación de cualquier hecho, conducta o sospecha que puedan considerarse contrarios a los objetivos y normas establecidas en el Sistema Interno de Información.
La vía habilitada es un canal público y de carácter confidencial y/o anónimo dirigido a todos los miembros internos y externos de b-kaind, así como cualquier persona que tenga una relación contractual o extracontractual con la sociedad.
El acceso a dicho canal se realiza mediante el enlace
contanor.denuncias.normativasonline.es/site/denunciaindex
El propio manual del Sistema, así como su funcionamiento y protocolo de uso se encuentran publicados en la página web corporativa de la sociedad.
Los procedimientos, principios y normas establecidas en esta Política son de obligatorio cumplimiento para b-kaind.
Los incumplimientos de esta Política pueden ocasionar sanciones para la organización y también para las personas involucradas. Las sanciones pueden incluir, entre otras, acciones disciplinarias como despidos, multas y la iniciación de procedimientos civiles, administrativos o penales de los individuos involucrados.
Cualquier empleado, director, colaborador, representante, agente o tercera parte que tenga conocimiento o sospeche de cualquier acción real o inminente que suponga una violación de esta Política deberá comunicarlo a través del canal de información implementado en b-kaind. Asimismo, se hace mención expresa a que la organización nunca tolerará o ejercerá ninguna represalia contra la persona que rehúse practicar acciones corruptas, aunque esto suponga ralentizar o perder cualquier clase de negocio.
Las consecuencias del incumplimiento del Sistema Interno de Información se regirán conforme lo establecido en el convenio colectivo y el Estatuto de los Trabajadores, así como al resto de legislación vigente aplicable.
Corresponde al Responsable del Sistema controlar la implantación, desarrollo y cumplimiento del Sistema Interno de Información.
El Responsable del Sistema deberá evaluar el cumplimiento y la eficacia del Sistema Interno de Información cuando lo considere oportuno y, en todo caso, cuando se pongan de manifiesto infracciones relevantes del sistema o cuando se produzcan cambios en la organización, en la estructura de control o en la actividad desarrollada por la sociedad, valorando entonces la conveniencia de su modificación.
El Responsable del Sistema revisará cada tres años la Política y propondrá al Órgano de Administración las modificaciones y actualizaciones que contribuyan a su desarrollo y mejora continua, atendiendo, en su caso, a las sugerencias y propuestas que realicen los profesionales de b-kaind.
El Órgano de Administración de b-kaind ha aprobado la presente Política del Sistema Interno de Información mediante Acta de fecha 1 de diciembre de 2023.
Contabilidad y Gestión del Norte S.L, con marca comercial de b-kaind y por tanto se identificará en adelante como b-kaind, con el objetivo de dar cumplimiento a su Sistema Interno de Información implementado – en adelante “el Sistema” o “SII” –, así como a la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre las infracciones normativas y de lucha contra la corrupción – en adelante Ley 2/2023 – ha procedido a instaurar un Canal de Información con el objetivo de que todas las personas físicas determinadas dentro del ámbito personal del citado SII puedan comunicar la existencia de incumplimientos o conductas contrarias a las normas contenidas dentro del ámbito material del SII de la organización.
En consecuencia, el objetivo del presente protocolo es regular el funcionamiento el Canal de Información, así como la gestión y tramitación de las comunicaciones que se reciban y de los procedimientos de investigación que deban ser iniciados, en su caso.
El alcance de este protocolo abarca a toda la sociedad de b-kaind.
Ámbito material
El Canal de Información habilitado en b-kaind permite las comunicaciones en relación a las materias que a continuación se describen, en cumplimiento de la Ley 2/2023, así como, también, de la Ley 10/2010, de 28 de abril, de Prevención del Blanqueo de Capitales y de la Financiación del Terrorismo, por tener la consideración de sujeto obligado a esta Ley.
La protección contenida en la Ley 2/2023, así como la regulación del presente porotcolo, es de aplicación a los siguientes informantes:
B-kiand ha establecido, en consonancia con la Ley 2/2023, las siguientes formas de informar:
B-kaind ha instaurado una herramienta informática on-line, denominada “Canal de Denuncias” mediante la cual cualquier persona puede acceder a través del siguiente enlace:
contanor.denuncias.normativasonline.es/site/denunciaindex
Este canal, cuya gestión está externalizada a los expertos de JEVA Systems and Compliance S.L., permite tanto las comunicaciones anónimas como las confidenciales, a elección del informante.
El acceso al canal de información se realiza mediante el enlace contanor.denuncias.normativasonline.es/site/denunciaindex, desde cualquier dispositivo y a cualquier hora del día, los 365 días del año.
El informante, deberá ir cumplimentando las distintas fases de confección de la comunicación, siguiendo las instrucciones dadas por la propia plataforma, y debiendo describir los hechos de la forma más detallada posible, asi como adjuntar todas las pruebas que se disponga, siempre con el objetivo de facilitar el posterior procedimiento de investigación, en su caso.
Se puede consultar el Manual de uso del canal de información CANAL DE DENUNCIAS, adjunto como Anexo III del presente Protocolo.
En la última fase de la comunicación, el informante deberá elegir, expresamente, si desea que la comunicación realizada tenga un carácter confidencial y, por lo tanto, que se conozca su identidad o, por el contrario, que tenga un carácter anónimo. En el caso de que se elija la opción de carácter anónimo, el informante deberá conservar el código de comunicación generado para poder acceder con posterioridad a la plataforma CANAL DE DENUNCIAS y así poder consultar el estado de la comunicación, ponerse en contacto con los gestores del canal o con la organización.
Todo ello, viene debidamente detallado en el Manual de uso del canal de información CANAL DE DENUNCIAS.
En caso de dudas o incidencias, pueden dirigirse a los técnicos de la plataforma mediante el correo electrónico info@jevasc.com
Cualquier persona física podrá informar ante la Autoridad Independiente de Protección al Informante correspondiente.
Se entenderá revelación pública la puesta a disposición del público de información sobre acciones u omisiones previstas en el artículo 2 de la Ley 2/2023.
Se protegerá a las personas siempre cuando cumpla alguna de las siguientes condiciones:
Las condiciones para acogerse a la protección prevista en el apartado anterior no son exigibles cuando la persona haya revelado información directamente a la prensa de acuerdo con el ejercicio de la libertad de expresión y de información veraz previstas constitucionalmente y en la legislación de desarrollo.
Se podrán enviar comunicaciones por escrito a través del correo postal a la siguiente dirección:
A la atención del Sr. Juan Iturrioz Domingo
(Responsable del Sistema Interno de Información)
Lutxana Kalea 1 1º dcha, 48008, Bilbao
Todas las comunicaciones recibidas por correo postal se tratarán garantizando los derechos del informante y la confidencialidad, en el caso de proporcionar una vía de comunicación con el informante se utilizará para notificar el curso de la comunicación o para cualquier otro trámite o cuestión necesaria.
Se habilita la opción de poder comunicar presencialmente con el Responsable del Sistema dentro del plazo máximo de 7 días.
Se garantiza la protección de los datos según el Reglamento (UE) 2016/679 y la Ley 3/2018 de Protección de datos Personales y garantía de los derechos digitales, en el momento de transcribir la comunicación.
El presente apartado aplica a las comunicaciones recibidas en la organización.
El procedimiento de investigación de las comunicaciones recibidas en la Autoridad Independiente de Protección al Informante queda supeditado al Estatuto de la citada autoridad.
Contenido mínimo de la comunicación
El informante tiene el deber de proporcionar toda la información lo más detallada posible, así como de proporcionar todos los datos y pruebas que disponga, con el fin de facilitar el posible procedimiento de investigación posterior. Asimismo, a fin de poder llevar a cabo dicho procedimiento de investigación, se exige que la comunicación disponga de, como mínimo, la siguiente información:
Procedimiento de recepción, seguimiento e investigación de la comunicación.
Acuse de recibo o justificante de recepción
El informante deberá recibir el acuse de recibo o justificante de recepción de la comunicación en el plazo máximo de 7 días naturales desde su envío.
Lo anterior, aplica en todos los casos de las comunicaciones realizadas a través de la plataforma CANAL DE DENUNCIAS y, en los demás casos, en aquellas comunicaciones en las que el informante haya proporcionado un método de contacto.
Filtraje de las comunicaciones recibidas
Los gestores externos del canal de información serán los encargados de realizas el primer filtraje de la comunicación recibida, con el fin de valorar si (i) el informante se encuentra dentro del ámbito personal del Sistema Interno de Información de b-kaind y (ii) si la comunicación se encuentra dentro del ámbito material del citado Sistema. En el caso de las comunicaciones anónimas, solamente se filtrará teniendo en cuenta el ámbito material, al hacerse imposible la identificación del informante.
Una vez realizado el primer filtraje, se procederá a:
La persona que debe proceder a la incoación del procedimiento de investigación es el Responsable del SII, mediante Acta de inicio del procedimiento de investigación, en la que se deberá adjuntar la información contenida en la comunicación recibida. En la misma Acta, se deberá detallar los motivos por los cuales se admite la comunicación a trámite, y el nivel de verosimilitud que desprende, así como si se considera que se ha realizado, o no, de buena fe.
Asimismo, se deberá analizar la capacidad propia del Responsable del SII para llevar a cabo el procedimiento de investigación o, en su caso, la necesidad de contar con otras personas de la organización o con personas externas expertas, siempre siguiendo el procedimiento que se especifica más adelante en este protocolo, y respetando todas las garantías y la confidencialidad máxima de la comunicación recibida y del informante. De igual forma, en caso de ser necesario, el Responsable del SII puede designar a un instructora del procedimiento de investigación distinto a ella, ya sea de la propia organización o un externo, siempre respetando las garantías y la confidencialidad.
Por otro lado, se deberán establecer los procedimientos de investigación que permitan la preservación de pruebas y el respeto a los derechos de los trabajadores. Estas actuaciones pueden incluir entrevistas de índole personal con departamentos específicos de la organización o personas implicadas en los hechos comunicados. También se podrá requerir de un profesional para peritar los daños y el delito, siguiendo el procedimiento de invitación de externos que se describe más adelante.
Del mismo modo, se deberá establecer los departamentos o áreas que deberán estar informados de la presente investigación y a qué nivel jerárquico, dependiendo de: (i) el nivel jerárquico y número de posibles personas implicadas y (ii) a necesidad de involucrar a otros departamentos.
Finalmente, se deberá valorar la necesidad de informar al órgano de gobierno de la organización sobre la investigación realizada, dependiendo si éste puede verse involucrado en el proceso o poder llevar posibles represalias que, en todo caso, se deben evitar.
El plazo máximo de resolución del procedimiento de investigación, contando a partir de la notificación de recepción de la comunicación, son los siguientes:
Solamente en aquellos casos en que se pueda justificar, de forma expresa, por escrito y de forma motivada, la complejidad de la investigación, se podrá extender el plazo por 90 días naturales más.
Como se ha comentado anteriormente, el Responsable del SII deberá analizar la comunicación recibida y justificar si se deben invitar personas externas al procedimiento de investigación para asegurar su éxito. Alguno de los motivos por los que se pueden invitar a personas externas, pueden ser:
Para invitar a personas externas al procedimiento de investigación, el Responsable del SII deberá levantar Acta justificando los motivos, y la/s persona/s externa/s deberán firmar la declaración de ausencia de conflictos de intereses – adjunta al presente protocolo como Anexo I – y el correspondiente acuerdo de confidencialidad – adjunto al presente protocolo como Anexo II –.
Resolución del expediente y notificación
Finalizado el procedimiento de investigación, el Responsable del SII deberá:
Las posibles resoluciones que puede tener el procedimiento de investigación, son las siguientes:
5. DERECHOS Y OBLIGACIONES
Se deberá informar de buena fe y se garantizará que el informante no sea objeto de represalias. Asimismo, con la finalidad de asegurar que ninguna persona que informe de buena fe un hecho presuntamente ilícito sea objeto de represalias, todas las comunicaciones irán siempre dirigidas al Responsable del Sistema. No obstante, en caso de que la persona objeto de la comunicación sea el propio Responsable del Sistema, la comunicación se podrá dirigir a Don Eduardo Moneo Escalona, quien asumirá el rol de Responsable del SII solamente por lo que refiere al procedimiento de investigación de la comunicación en cuestión, debiendo respetar todo lo establecido en el presente protocolo.
La identidad del informante permanecerá anónima o confidencial, a elección del informante, o a excepción de consentimiento por parte de este para dar a conocer su identidad. Asimismo, la identidad del informante, en todo caso, se tratará de forma confidencial. En este sentido, el Responsable del Sistema no facilitará la identidad del informante bajo ningún concepto exceptuando – en caso absolutamente imprescindible – a las personas externas (o internas) que puedan formar parte del procedimiento de investigación debiendo, previamente, firmar el correspondiente acuerdo de confidencialidad anexo al presente protocolo.
Asimismo, la identidad del informante podrá ser revelada por requerimiento judicial, proporcionando la identidad al Juez, Fiscal, Policía o autoridad administrativa competente para que traslade el resultado de la investigación realizada.
La/s persona/s objeto de la comunicación recibida – es decir, la/s persona/s a la/s que se le/s atribuye los hechos descritos en la comunicación – podrá/n ejercer el derecho de acceso, no estando incluido en el citado derecho la revelación de datos de identificación del informante.
No se sancionará ni se tomará represalias contra una persona por formular una comunicación, siempre que se haya realizado de buena fe.
La Ley 2/2023, en su Título VI, establece las directrices del tratamiento de los datos latos personales que se derivan de la aplicación de Ley 2/2023, siendo que dicho tratamiento de los datos se regirá por lo dispuesto en el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, en la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales, en la Ley Orgánica 7/2021, de 26 de mayo, de protección de datos personales tratados para fines de prevención, detección, investigación y enjuiciamiento de infracciones penales y de ejecución de sanciones penales. Esto es: informar sobre el tratamiento de los datos y el ejercicio de derechos, la licitud del tratamiento, Asimismo, nadie obtendrá datos que permita identificar al informante y se deberá contar con las medidas técnicas y organizativas necesarias para preservar la identidad y garantizar la confidencialidad y/o anonimato, en su caso, de los datos de las personas afectadas.
Por otro lado, en el artículo 32 se recoge el tratamiento de datos personales en el Sistema Interno de Información, concretamente hay que tener en cuenta que el acceso a los datos del Sistema Interno de Información queda limitado según las responsabilidades y competencias a:
Finalmente, se deberá incluir en el Registro de Actividad de Tratamiento conforme lo establecido en el artículo 30 de la RGPD.
DENOMINACIÓN SOCIAL | CONTABILIDAD Y GESTIÓN DEL NORTEL S.L |
NIF | B48238992 |
UBICACIÓN | Lutxana Kalea 1 1º dcha, 48008, Bilbao. |
Finalidad. Gestionar los datos del interesado con el fin de poder tramitar y gestionar la denuncia interpuesta mediante el canal habilitado,
Legitimación.
Transferencias Internacionales de Datos. No se realizan Transferencia Internacionales de datos a terceros países fuera de la Unión Europea.
Comunicación de datos: Será lícito el tratamiento de los datos por otras personas, o incluso su comunicación a terceros, cuando resulte necesario para la adopción de medidas correctoras en la entidad o la tramitación de los procedimientos sancionadores o penales que, en su caso, procedan.
Conservación de Datos. Los datos que sean objeto de tratamiento podrán conservarse en el sistema de informaciones únicamente durante el tiempo imprescindible para decidir sobre la procedencia de iniciar una investigación sobre los hechos informados. Si se acreditara que la información facilitada o parte de ella no es veraz, deberá procederse a su inmediata supresión desde el momento en que se tenga constancia de dicha circunstancia, salvo que dicha falta de veracidad pueda constituir un ilícito penal, en cuyo caso se guardará la información por el tiempo necesario durante el que se tramite el procedimiento judicial. En todo caso, transcurridos tres meses desde la recepción de la comunicación sin que se hubiesen iniciado actuaciones de investigación, deberá procederse a su supresión, salvo que la finalidad de la conservación sea dejar evidencia del funcionamiento del sistema. Las comunicaciones a las que no se haya dado curso solamente podrán constar de forma anonimizada, sin que sea de aplicación la obligación de bloqueo prevista en el artículo 32 de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre.
Derechos de los interesados. El interesado que podrá ejercer los derechos de acceso, rectificación y supresión (Derecho al olvido), limitación de los datos, portabilidad de los datos y oposición, enviando un escrito a Eduardo Moneo Escalona, así como, presentar una reclamación ante la Autoridad de Control competente en materia de protección de datos (en la actualidad la Agencia Española de Protección de Datos) en el supuesto que no obtenga una respuesta satisfactoria y desee formular una reclamación u obtener más información al respecto de cualquier de estos derechos.
7. COMUNICACIÓN Y FORMACIÓN
Para poder garantizar los derechos de los destinatarios del presente protocolo, así como que los mismos conozcan sus obligaciones, se debe proveer información previa, precisa e inequívoca a los miembros de b-kaind sobre la existencia este protocolo.
Se establece la obligación de informar de la existencia y acceso al canal de información mediante, como mínimo, la publicación en la página web.
El Responsable del Sistema deberá coordinar y controlar las acciones de comunicación y formación necesarias para asegurar que todas las personas que tienen relación con b-kaind conozcan su existencia y su forma de operar.
8. APROBACIÓN, ENTRADA EN VIGOR Y REVISIÓN
El Órgano de Gobierno de Contabilidad y Gestión del Norte S.L aprueba el presente protocolo del Canal de Información, siendo la Versión V.2023.1 mediante Acta de fecha 1 de diciembre de 2023.