Claves para que las empresas apliquen el Real Decreto 723/2026 sobre información laboral
El Real Decreto 723/2026 introduce una exigencia que numerosas empresas de Aragón aún tienen pendiente: asegurarse de que todos sus empleados conozcan de forma precisa las condiciones en las que trabajan. No prepararse antes de su plena aplicación puede dar lugar a sanciones y, además, deteriorar un elemento esencial para cualquier organización: la confianza de sus trabajadores.
Algunas compañías utilizan desde hace tiempo modelos de contrato que no han actualizado. Otras notifican cambios en horarios o complementos variables por medios que no permiten demostrar adecuadamente la comunicación. También existen empresas sin un sistema definido para asegurarse de que cada integrante de la plantilla conoce las reglas que se aplican a su puesto.
Este real decreto traslada al ordenamiento español disposiciones europeas que persiguen relaciones laborales más transparentes. Su entrada en vigor, el 5 de octubre de 2026, revisa los deberes de información de las empresas y da mayor importancia a una cuestión que muchas trataban como un mero trámite: explicar de manera adecuada las condiciones de trabajo.
Las principales novedades del Real Decreto 723/2026
El texto reconoce el derecho del personal a conocer de modo claro, completo y actualizado los aspectos fundamentales de su empleo. Entre ellos figuran las horas y su distribución, los distintos conceptos salariales, el centro donde se presta servicio, las reglas del trabajo a distancia cuando exista, los trámites vinculados al fin del contrato y las posibilidades de formación. Son materias que, en no pocas compañías, carecían de una explicación documental suficiente.
La diferencia más relevante está en la manera de facilitar los datos. Ya no basta con que la respuesta aparezca en el convenio o en una normativa interna alojada en la intranet. Debe hacerse llegar la información a cada persona, poder demostrar esa entrega y ofrecer un contenido que se entienda, en lugar de limitarse a remitir a documentos generales.
En particular, se establecen estas pautas:
- La comunicación tiene que constar por escrito, ya sea en soporte físico o digital. Si se emplean medios electrónicos, el contenido debe poder consultarse, guardarse e imprimirse, y la empresa ha de conservar constancia de su envío o recepción.
- El momento de la comunicación cambia en función de su contenido:
- Datos básicos de la relación laboral (artículo 3): deben entregarse antes de que empiece el trabajo.
- Información complementaria cuando exista un desplazamiento internacional: ha de facilitarse antes de viajar.
- Cambios en las condiciones: deben notificarse tan pronto como sea posible y nunca después del día en que comiencen a aplicarse.
- Cuando se trate de trabajadores con discapacidad o con capacidad intelectual límite, no es suficiente con cumplir el trámite de entrega: también hay que procurar que puedan acceder al contenido y comprenderlo.
Este nuevo enfoque obliga a muchas organizaciones a revisar sus prácticas, especialmente a las pymes y a empresas de logística y servicios que han crecido deprisa sin implantar procedimientos estables para incorporar y gestionar personal.
Revisar las debilidades antes de una actuación de Inspección de Trabajo
La medida prioritaria es comprobar la situación de partida. Se trata de recorrer todo el proceso laboral, desde que alguien firma su contrato hasta que finaliza su vinculación con la empresa, para saber qué pasos están bien resueltos y cuáles necesitan mejoras.
Contratos y comunicación de las condiciones fundamentales
Conviene empezar examinando los documentos disponibles y verificar:
- Que los contratos que siguen en vigor contengan todas las menciones requeridas por la nueva regulación.
- Que los cambios relevantes, como variaciones de jornada, traslados o ajustes de salario, se hayan comunicado del modo correcto y dentro de la antelación prevista.
- Que se conserven justificantes de recepción, respuestas escritas u otras evidencias que prueben que el trabajador recibió la información.
Un problema habitual, aunque no siempre evidente, es que cada empleado tenga documentos preparados con criterios diferentes. Así, un contrato firmado en 2019 podría carecer de datos que hoy se exigen y, si la relación laboral sigue activa, esa carencia puede ocasionar un incumplimiento.
Existe, sin embargo, una precisión para los contratos anteriores a la vigencia del real decreto. En esas relaciones, la empresa solo tiene que proporcionar la información cuando el empleado la pida expresamente, y cuenta con 30 días hábiles desde la petición. Por el contrario, cualquier cambio de condiciones que se produzca desde el 5 de octubre de 2026 debe notificarse dentro de los plazos generales, aunque nadie haya solicitado previamente esa comunicación.
Los medios utilizados para informar a la plantilla
También es importante revisar los canales de comunicación, no únicamente el contenido de los contratos. La norma exige que las noticias lleguen de forma real a sus destinatarios. Por eso hay que comprobar si los correos corporativos, las plataformas de empleados, las entregas personales o los escritos dejan prueba verificable y sirven para todo el personal, incluidos quienes tienen menos conocimientos digitales o trabajan en horarios especiales.
Pensemos en una persona destinada al turno de noche: tiene el mismo derecho a estar informada que alguien que trabaja en una oficina. Si la empresa solo se comunica mediante una plataforma con claves que caducan y no todos pueden consultar, existe una deficiencia de funcionamiento que no se arregla simplemente redactando mejores contratos.
Qué consecuencias puede tener no adaptarse
Incumplir el Real Decreto 723/2026 puede originar multas administrativas, pero las consecuencias para la empresa van más allá. Hay al menos tres ámbitos de riesgo que merecen atención:
- Actuaciones inspectoras. La Inspección de Trabajo y Seguridad Social comprueba, entre otras cuestiones, si se respetan los derechos de información del personal. Una queja presentada por alguien que ya no trabaja en la empresa, una revisión de un sector o una visita iniciada de oficio pueden revelar documentos incompletos que, cuando se detectan, resultan difíciles de subsanar a tiempo.
- Conflictos judiciales. Si un empleado cuestiona un cambio en sus condiciones o la finalización de su contrato porque asegura que no recibió la información debida, la empresa tendrá una posición procesal más débil si no puede demostrar que informó correctamente. En Aragón, los juzgados sociales han conocido en los últimos años más controversias de esta clase, especialmente relacionadas con horarios y conceptos variables de la nómina.
- Reputación y clima laboral. La falta de claridad dificulta mantener profesionales en plantilla, empeora las relaciones con los representantes sindicales y favorece ambientes de trabajo marcados por la desconfianza. En un mercado como el aragonés, donde faltan determinados perfiles técnicos y operativos, estas consecuencias pueden traducirse en costes concretos.
Convertir una exigencia legal en una mejora de la organización
Revisar los procedimientos de recursos humanos para cumplir este real decreto no solo permite disminuir el riesgo de sanciones. También ofrece la oportunidad de establecer una forma de trabajar basada en la claridad, algo que no se consigue de un día para otro ni resulta sencillo de imitar.
Cuando la plantilla conoce qué salario puede esperar, cuál es su horario, cómo puede progresar y qué procedimientos se aplican en las distintas situaciones, suelen reducirse las discrepancias. También es más fácil integrar nuevas incorporaciones y los responsables dedican menos tiempo a aclarar confusiones o atender reclamaciones que podrían haberse evitado.
Desde la prevención de riesgos organizativos, ordenar estos deberes informativos no exige necesariamente grandes gastos en tecnología ni adoptar un método específico. Lo imprescindible es analizar las prácticas existentes y estar dispuesto a modificar aquellas que no ofrecen resultados adecuados.
Las empresas acostumbradas a sistemas de gestión con estándares internacionales, como los de la familia ISO, o a revisiones de cumplimiento suelen partir con ventaja: documentar, justificar y comprobar sus actuaciones ya forma parte de su rutina. Para las demás, esta normativa puede ser la ocasión de poner en orden procesos aplazados durante años.
Medidas que puede empezar a aplicar tu empresa
Una opción práctica es efectuar una revisión del cumplimiento laboral centrada en las obligaciones del Real Decreto 723/2026. Ese análisis debe contemplar tres frentes:
- Los contratos y demás documentos laborales que están actualmente en uso.
- Los sistemas con los que se entrega información y se notifican decisiones.
- La posibilidad de acreditar cada comunicación realizada.
Tras localizar las carencias, habrá que ordenarlas en función de su gravedad y elaborar un programa de corrección que responda a cuestiones concretas:
- Qué actuaciones deben modificarse o completarse.
- Qué fecha límite se establece para cada cambio.
- Qué persona se hará cargo de llevarlo a cabo.
Al mismo tiempo, es conveniente comprobar que la dirección y quienes gestionan el personal entienden con exactitud el alcance de la normativa. En bastantes empresas, ese conocimiento se concentra en una o dos personas, lo que genera una dependencia y una debilidad innecesarias.
¿Podría tu empresa demostrar ahora mismo que todos sus trabajadores han recibido la información que les corresponde sobre sus condiciones de empleo?
Cuando no se puede responder afirmativamente sin dudas, conviene empezar a corregirlo.
La regulación alcanza a cualquier empresa que tenga empleados por cuenta ajena, sea grande o pequeña. No obstante, estos deberes de información se aplican únicamente a relaciones laborales de más de cuatro semanas de duración.
