Claves y plazos del reglamento sobre facturación electrónica
Verifactu es un sistema de facturación electrónica que surge con el objetivo de digitalizar y controlar el proceso de emisión de facturas en tiempo real.
De este modo, la AEAT pretende tener un mayor control sobre las operaciones comerciales, eliminando la posibilidad de que se emitan facturas falsas o duplicadas, reduciendo así el fraude fiscal.
En la práctica, Verifactu obliga a empresas y autónomos a generar y registrar sus facturas en un programa de facturación certificado con los requisitos establecidos por el nuevo reglamento verifactu, y se da la posibilidad, de forma voluntaria de enviarlas de forma automática a la AEAT en el momento en que se emiten.
Con ello, cada factura emitida recibirá un código único (QR-huella), lo que garantiza que todas las transacciones estén perfectamente identificadas y controladas.
¿Cuándo entra en vigor Verifactu?
En abril de 2025 el Consejo de Ministros aprobó una modificación del reglamento de facturación que proporciona más tiempo a autónomos y empresas para cumplir con la Ley Antifraude.
Así, según el Real Decreto 254/2025 publicado en el BOE, los nuevos plazos para adaptarse a la normativa de la lucha contra el fraude son:
• Productores y comercializadores de software: nueve meses desde la entrada en vigor de la Orden Ministerial para certificar sus productos.
• Empresas sujetas al Impuesto sobre Sociedades: desde el 1 de enero de 2026.
• Autónomos y pequeñas empresas: desde el 1 de julio de 2026.
¿Quiénes deben usar Verifactu?
El uso de Verifactu será obligatorio para todos aquellos contribuyentes que emitan facturas:
• Autónomos.
• Pymes.
• Grandes empresas.
Por tanto, la gran mayoría de negocios o profesionales que realicen operaciones de venta de bienes o servicios estarán obligados a usar este sistema de facturación electrónica.
Aunque el sistema va a afectar a la gran mayoría de autónomos y empresas, es recomendable que permanezcas atento a los anuncios de la AEAT para estar bien informado sobre los detalles de su implementación en función de tu actividad económica.
Cómo implementar Verifactu en tu empresa
• Adquirir un software de facturación compatible: para poder emitir facturas a través de Verifactu, necesitarás un programa de facturación que cumpla con los requisitos establecidos por la AEAT. Muchas plataformas de facturación electrónica ya están adaptando sus sistemas para cumplir con este nuevo marco.
• Capacitación y adaptación interna: tanto si eres autónomo como si tienes una pyme, será necesario que te formes en el uso del nuevo sistema de facturación para asegurarte de realizar correctamente todos los procesos de emisión de facturas.
• Conexión con la AEAT: tu software de facturación debe estar conectado con la plataforma de Verifactu para enviar las facturas de forma automática si se elige esta opción por parte del contributente. Así, no tendrás que preocuparte de hacerlo manualmente.
• Estar al día de la normativa: es importante que estés actualizado sobre la normativa relacionada con Verifactu, y que te asegures de que el sistema que usas cumple con todos los requisitos legales.
¿Qué datos se envían a la AEAT con este sistema?
Verifactu permite que la AEAT reciba una serie de datos de cada factura que emitas. Entre los más importantes se encuentran:
• Fecha de emisión de la factura.
• Número de factura.
• Identificación del emisor y del receptor (NIF o NIE).
• Base imponible, tipo impositivo y cuota de IVA.
Estos datos serán usados por la AEAT para hacer un control riguroso de las operaciones comerciales, evitando fraudes fiscales y facilitando la supervisión en tiempo real de las transacciones económicas.
Sanciones que te pueden caer por no aplicar bien Verifactu
Si no cumples con Verifactu correctamente, ya sea usando software de facturación que no cumple los requisitos legales o emitiendo facturas de forma incorrecta, puedes enfrentarte a sanciones importantes.
Por ello, para terminar, te vamos a contar cuáles son los principales riesgos que se corren.
1. Multas por usar software no conforme: La legislación exige que los programas de facturación garanticen integridad, trazabilidad, conservación y accesibilidad de los registros. Si tu sistema falla en alguno de estos puntos o no esté homologado, puedes recibir una multa de hasta 50.000 euros por cada ejercicio fiscal.
2. Sanciones específicas para fabricantes o comercializadores: Si eres quien desarrolla o distribuye programas de facturación, y esos programas no respetan los requisitos (por ejemplo, permiten modificar facturas sin dejar huella), la sanción puede ser aún mayor: hasta 150.000 euros por cada tipo de software y por año en el que se comercializa un software con esas deficiencias.
3. Sanciones por no emitir facturas electrónicas cuando corresponde: Si entre empresas (B2B) estás obligado a emitir factura electrónica pero no lo haces, o la factura no incluye todos los datos que exige la normativa, puede haber sanciones adicionales, que en algunos casos llegan a 10.000 euros dependiendo del volumen, la gravedad y si es algo repetido.
4. Requisitos de conservación y alteración de registros: No conservar debidamente las facturas (emitidas o recibidas) durante los plazos legales, o utilizar sistemas que permitan alteraciones sin registro, también puede derivar en sanciones. En algunos casos son fijas, en otros proporcionales al importe afectado.
5. Gravedad, reincidencia y funcionamiento intencionado: Y las multas pueden ser mayores si la infracción es considerada grave, si ha habido intención de fraude, o si se repite la conducta en distintos ejercicios fiscales. Incluso si no hay perjuicio económico evidente, el mero incumplimiento técnico puede ser sancionable.