En la gestión empresarial hay que tener claro durante cuánto tiempo hay que conservar cualquier tipo de documentación de la sociedad (libros, facturas, cuentas, actas, contratos…) para cumplir con toda la normativa y evitar ser sancionados.
La obligación de conservar la documentación de una empresa va a variar en función de la normativa ante la que estemos. Vamos a intentar arrojar un poco de luz a toda esta diversificación de legislación:
¿Qué dice el Código de Comercio?
El artículo 30 del Código de Comercio, establece la obligación de conservar durante 6 años los libros obligatorios (diario, inventario y cuentas anuales y en su caso, libro de actas, registro de acciones nominativas y de socios), así como los no obligatorios (por ejemplo, el mayor, los registros de IVA, etc.), además de la documentación y justificantes en que se soporten las anotaciones registradas en los mismos (facturas emitidas y recibidas, tickets, facturas rectificativas, documentos bancarios, etc.). El término fijado empieza a contar a partir del último asiento realizado.
Plazos para conservar la documentación de una empresa en la normativa tributaria
La Ley General Tributaria establece un plazo de cuatro años para guardar los archivos. El período empieza a contar desde que finaliza el plazo voluntario de presentación de cada impuesto.
No obstante, en los supuestos de créditos fiscales (por ejemplo, bases imponibles negativas) se fija la posibilidad por parte de la Administración de comprobar y requerir la información necesaria referida a esos períodos ya prescritos, es decir, en estos casos existe obligación de mantener la documentación.
Por ejemplo, si un bien se amortiza en 15 años, deberá conservar su factura de compra no durante cuatro años, sino hasta los cuatro años siguientes al último periodo en que se aplicó la amortización, es decir, durante 19 años.
La normativa laboral
El plazo de prescripción de las infracciones en el ámbito laboral es de tres años, mientras que las relacionadas con la seguridad social prescriben a los cinco años.
La documentación a conservar se circunscribe en materia de filiación a bajas, justificantes de pagos salariales, contratos de trabajo o registros de jornada laboral.
El empresario deberá conservar los resúmenes mensuales de los registros de jornada durante un periodo mínimo de cuatro años.
La normativa de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo
La obligación genérica de conservación se establece durante un plazo de diez años.
Fundaciones y asociaciones
La obligación de conservar durante un plazo de diez años los documentos o registros que acrediten la aplicación de los fondos en los diferentes proyectos.
Subvenciones, tiempo para conservar los documentos justificativos
Los justificantes bancarios, documentos originales justificativos de la aplicación de los fondos recibidos, certificados, etc. hay que conservarlos durante el periodo de justificación de la subvención. Si la subvención se financia con participación de fondos europeos, el plazo es de 3 años a partir del 31 de diciembre siguiente a la presentación de las cuentas en las que estén incluidos los gastos de la operación. Las facturas deben conservarse 6 años. En las subvenciones de inmovilizado, lo mejor es conservar toda la documentación durante 10 años. En todo caso, hay que consultar las bases de la subvención, por si disponen el periodo de conservación de los documentos que puedan ser objeto comprobación o control administrativo.
Documentos que deben conservarse durante toda la vida
1. Escrituras de constitución, los estatutos sociales.
2. La elevación de acuerdos sociales.
3. El otorgamiento o la renovación de poderes.
4. La compraventa de participaciones, activos o acciones.
5. Las escrituras de disolución o liquidación.
6. Libros de Actas.
Por otro lado, están las variaciones censales, las actas de inspección, los libros de visitas, los contratos privados, los documentos de préstamos participativos o prendas de acciones….
Por último, la documentación acreditativa de las licencias o autorizaciones de cualquier tipo (licencias municipales de obras, de vado…), así como del cumplimiento de obligaciones legales (inspección técnica de edificios, etc.).
Delitos contra la Seguridad Social
El art. 131 del Código Penal establece 10 años para conservar la documentación fiscal y laboral relacionada con delitos contra la Seguridad Social o Hacienda, ya que éstos prescriben a los 10 años los delitos cuando la pena es la prisión o inhabilitación por más de 5 años y menos de 10. Por tanto, en un proceso penal se podría exigir documentación laboral y fiscal con 10 años de antigüedad.
Documentación que permite ejercer derechos o hacer frente a reclamaciones
Hay que guardarla todo el tiempo que sea necesario para poder ejercer ciertos derechos o hacer frente a eventuales reclamaciones. Os recuerdo algunos plazos de prescripción según el Código Civil: 6 años: acciones reales sobre bienes muebles; 15 años: acciones personales sin término especial de prescripción; 20 años: acción hipotecaria; 30 años: acciones reales sobre bienes inmuebles.